GDPR- privatlivspolitik rekruttering

Retningslinjer for behandling af persondata i forbindelse med rekruttering i:
 
MTO electric a/s
Stiftsvej 14
DK-7100 Vejle
CVR-nummer: 26314909
(herefter benævnt MTO)
 
DATAANSVARLIG:

MTO er jf. Persondataforordningens regler dataansvarlig for dine persondata. Eventuelle spørgsmål vedrørende dine persondata kan ske til AMC på mail amc@mto-electric.dk. 

Introduktion

Retningslinjerne i denne politik er udarbejdet ud fra EU’s Persondataforordning (GDPR), som får virkning i Danmark fra 25. maj 2018, samt den nye danske databeskyttelseslov, der supplerer reglerne i GDPR.
 
Denne politik for behandling af persondata i forbindelse med rekruttering beskriver:
 
  • Hvilke persondata MTO behandler, og hvad MTO bruger disse data til.
  • Hvordan MTO håndterer, opbevarer og beskytter disse oplysninger (herunder lovkrav og lign.)
  • Dine rettigheder med hensyn til indsigt, berigtigelse og sletning af disse data 

Persondata

MTO indsamler og behandler persondata omkring hver enkelt ansøger i forbindelse med rekrutterings-processen og ved en evt. ansættelse (Se privatlivspolitik for ansatte).
Begrebet ”behandling” omfatter enhver form for håndtering af personoplysninger, herunder indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, søgning, brug, videregivelse og sletning af oplysninger
Når du sender din ansøgning til MTO electric a/s, giver du samtidigt dit samtykke til, at vi må anvende de oplyste personoplysninger.
 

Formål

I forbindelse med rekrutteringsprocessen behandler vi som udgangspunkt almindelige personoplysninger om dig. Kun i specielle tilfælde behandler vi særlige personoplysninger såsom CPR-nr., oplysninger om strafbare forhold eller følsomme oplysninger omkring sygdom.
 
Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos MTO.
Herunder kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler om dig, når du søger en stilling hos os.
 

Modtagelse af ansøgning

I rekrutteringsprocessen behandler vi de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter. Det vil typisk være oplysninger som: Navn, adresse, fødselsdato, telefonnummer, e-mailadresse, ægteskabelig status, uddannelse(r), karrierehistorik, kørekortoplysninger, anbefalinger/referencer osv.
 
Som angivet ved stillingsopslag og på vores hjemmeside, frabeder vi os at modtage ansøgers CPR-nummer, helbredsmæssige historie, information om politisk eller religiøs overbevisning og andre følsomme oplysninger.
 
Hjemmel: GDPR artikel 6, litra 1 b som (personoplysninger, som du selv har oplyst med henblik på at blive ansat)
 

Vurdering af ansøgning

Vi vurderer hver enkelt ansøgers kvalifikationer i forhold til den opslåede stilling. Når vi har nærlæst alle ansøgningerne, udvælger og indkalder vi kandidater til ansættelsessamtale(r).
 
Ved uopfordrede ansøgninger vurderer vi ansøgers kvalifikationer i forhold til potentielt kommende, ledige stillinger i virksomheden.
 

Straffeattest

MTO skal ved ansættelse i særlige stillinger se kandidatens straffeattest og konstatere, at den ikke giver anledning til bemærkninger.
 
HR modtager straffeattesten direkte fra kandidaten og påser herefter, at attesten ikke indeholder forhold, der er hindring for ansættelse i den konkrete stilling. Forevisning af straffeattest registreres, hvorefter selve attesten makuleres.
 

Ansættelsessamtaler

I forbindelse med ansættelsessamtalerne modtager vi yderligere oplysninger fra/om dig, som vi noterer til brug for det videre rekrutteringsforløb.
 
I nogle tilfælde ønsker vi at indhente referencer fra din(e) tidligere arbejdsgiver(e). Til dette formål fremsender vi samtykkeerklæring, som vi beder dig udfylde og returnere pr. mail.
 
Hjemmel: GDPR artikel 6, litra 1 b (personoplysninger, som du selv har oplyst med henblik på ansættelse) og evt. GDPR artikel 6, litra 1 a (samtykke)
 

Oplysninger fra personlighedstest

Til nogle stillinger gennemfører MTO i visse tilfælde en personlighedstest på udvalgte ansøgere. Formålet hermed er at vurdere dine kompetencer og kvalifikationer som potentiel medarbejder og for at vurdere, om din profil passer ind i virksomheden og til den konkrete stilling.
 
Til dette formål fremsender vi samtykkeerklæring til gennemførelse af test, som vi beder dig udfylde og returnere pr. mail.
 
Hjemmel: GDPR artikel 6, litra a (samtykke)
 

Opbevaring og sletning

Ansøgninger, CV samt øvrige dokumenter. som behandles hos MTO, opbevares under rekrutteringsprocessen. Efter vi har udvalgt en kandidat til besættelse af den konkrete stilling, sender vi afslag til alle øvrige ansøgere. Hvis du får afslag, sletter vi alle de oplysninger, vi har registreret om dig, straks efter rekrutteringsforløbets udløb.
 
Ved ansættelse gemmer vi de oplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen, i din personalemappe.
 

Opbevaring af ansøgning med henblik på senere rekruttering

I nogle situationer vil vi gerne gemme din ansøgning, selv om du har fået afslag, med henblik på senere rekruttering. Ansøgninger opbevares i max. 6 måneder. Til dette formål fremsender vi samtykkeerklæring, som vi beder dig udfylde og returnere pr. mail. Vender du ikke tilbage til os indenfor 3 uger, sletter vi din ansøgning.
 
Ved uopfordrede ansøgninger gemmer vi som standard ansøgninger i 6 måneder.
 
Hjemmel: GDPR artikel 6, litra 1 a (samtykke) og GDPR artikel 6, litra 1 b (personoplysninger, som du selv, uopfordret, har oplyst med henblik på at ansættelse).
 

Hvem behandler dine persondata?

De oplysninger, du deler med os, vil blive set af et begrænset antal medarbejdere, herunder HR-medarbejdere samt eventuelle rekrutterende ledere.
 
Adgang til persondata gives kun til ansatte, der i arbejdets medfør har behov for dette og er instrueret i at respektere ansøgernes fortrolighed og tavshedspligt.
 
I forbindelse med rekrutteringsprocessen kan dine personoplysninger også blive behandlet eksternt, herunder af offentlige myndigheder eller udbydere, der leverer systemer og bistår med administrative funktioner, f.eks.:
 
  • Udbydere af personlighedstests mv.
  • Offentlige myndigheder i forbindelse med praktik, etablering af fleksjob eller tilsvarende ordninger
  • Rekrutteringsbureau

Sikkerhed

Vi har fastlagt tekniske foranstaltninger og organisatoriske procedurer, der skal sikre mod, at dine oplysninger bliver offentliggjort, misbruges, fortabes eller kommer til uvedkommendes kendskab, eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.
 
Jf. persondataloven bliver dine personlige oplysninger opbevaret sikkert og fortroligt. MTO gemmer personlige oplysninger i aflåste skabe og på computere med begrænset adgang (betroede medarbejdere), som er placeret i kontrollerede faciliteter.
 

Databrudsprocedurer

Alle medarbejdere er bekendte med MTO’s interne databrudsprocedure, som følger persondatalovens artikel 33 og 34 og Datatilsynets vejledning. Ved brud på persondatasikkerheden anmelder den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, bruddet på persondatasikkerheden til datatilsynet.
 
Når et brud på persondatasikkerheden sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse den registrerede om bruddet på persondatasikkerheden.
 

Rettigheder og klager

 Det er af afgørende betydning for os, at alle persondata i MTO er korrekte og ajourførte, og at urigtige personoplysninger slettes eller berigtiges.
 
Du har som ansøger ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger, vi behandler om dig. Du kan desuden til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger behandles.
 
Du kan også tilbagekalde dit samtykke til, at der bliver behandlet oplysninger om dig.
 
Hvis de oplysninger, der behandles om dig, er forkerte, har du ret til at få dem rettet eller slettet.
Henvendelse herom kan ske på amc@mto-electric.dk
 
Er du ikke tilfreds med MTO’s behandling af persondata, kan du skrive til os på amc@mto-electric.dk. Medfører dette ikke afklaring, kan en eventuel klage herefter rettes til Datatilsynet:
 
Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K
 
Opdateret den: 29. august 2018 /Anne Mette Christensen
 
Opdateret version findes på: www.mto-electric.dk/gdpr-privatlivspolitik-rekruttering